domingo, 28 de septiembre de 2008

ASIGNAR CAMPOS DE COMBINACION DE CORRESPONDENCIA AL ARCHIVO DE DATOS

Para asegurarse de que Word encontrará una columna del archivo de datos que corresponda a todos los elementos de dirección o de saludo, puede que sea necesario asignar los campos de combinación de correspondencia de Word a las columnas del archivo de datos.

Para asignar los campos, haga clic en Asignar campos en el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.

Se abrirá el cuadro de diálogo Asignar campos.
Los elementos de la dirección y el saludo se colocan a la izquierda, mientras que los encabezados de columna del archivo de datos aparecen a la derecha.

Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustración, Word hizo coincidir automáticamente la columna Apellidos del campo de datos con la columna Apellidos. Pero Word no pudo hacer coincidir los demás elementos. En este archivo de datos, por ejemplo, Word no puede asignar el campo Nombre.

En la lista de la derecha, puede seleccionar la columna de su archivo de datos que corresponde con el elemento de la izquierda. En la ilustración, la columna Nombre coincide ahora con el campo Apellido. No es problema que los campos Tratamiento de cortesía, Identificador único y Segundo nombre no estén asignados. No es necesario que el documento de la combinación de correspondencia utilice todos los campos. Si agrega desde su archivo de datos un campo que no contiene datos, en el documento combinado este campo aparecerá como marcador de posición vacío, normalmente una línea en campo o un campo oculto.

Escribir el contenido y agregar campos
1. En el documento principal, haga clic donde desee insertar el campo.
2. Utilice el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.

PASOS DE COMBINAR CORRESPONDENCIA

1. Haga clic en Bloque de direcciones.
2. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, seleccione los elementos de dirección que desee incluir y los formatos que desee aplicar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
3. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la información necesaria para el bloque de direcciones. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia.
Línea de saludo
4. Haga clic en Línea de saludo.
5. Seleccione el formato de línea de saludo: incluye el saludo, el formato de nombre y la puntuación.
6. Seleccione el texto que desee que aparezca en los casos en los que Microsoft Word no puede interpretar el nombre del destinatario; por ejemplo, cuando el origen de datos no contiene el nombre o apellido de un destinatario sino sólo el nombre de una compañía.
7. Haga clic en Aceptar.
8. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la información necesaria para la línea de saludo. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia.
Campos individuales
Puede insertar información desde campos individuales, como nombre de pila, número de teléfono o el importe de un donativo de una lista de donantes. Para agregar rápidamente un campo desde su archivo de datos al documento principal, haga clic en la flecha que aparece junto a Insertar campo de combinación y haga clic en el nombre del campo.
Para obtener más opciones con el fin de insertar campos individuales en el documento, siga este procedimiento:
9. En la ficha Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos, clic haga clic en Insertar campo de combinación.
10. En el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación, siga uno de estos procedimientos:
§ Para seleccionar campos de dirección que se correspondan automáticamente con los campos del origen de datos, aunque los campos del origen de datos no tengan los mismos nombres que los campos, haga clic en Campos de dirección.
§ Para seleccionar campos que siempre toman los datos directamente de una columna del archivo de datos, haga clic en Campos de base de datos.
11. En el cuadro Campos, haga clic en el campo que desee.
12. Haga clic en Insertar y, a continuación, en Cerrar.
13. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Microsoft Office Word no haya encontrado la información necesaria para insertar el campo. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia.
Nota Si inserta un campo de la lista Campos de base de datos y, más adelante, cambia a un origen de datos que no tenga ninguna columna con el mismo nombre, Word no podrá insertar la información de dicho campo en el documento combinado.
Campos personalizados de los contactos de Outlook
La única manera de incluir campos de contacto personalizados en el documento principal consiste en iniciar la combinación de correspondencia desde Outlook. En primer lugar, configure una vista de los contactos que incluya los campos que desea utilizar en la combinación. A continuación, inicie la combinación de correspondencia. Una vez elegida la configuración deseada, se abre Word automáticamente y puede completar la combinación.
Configurar una vista de los contactos con campos personalizados
14. En los Contactos de Outlook, dentro del menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, haga clic en Lista de teléfonos.
15. Haga clic con el botón secundario del mouse en un encabezado de columna y luego haga clic en Selector de campos.
16. En la lista desplegable de la parte superior del Selector de campos, seleccione Campos definidos por el usuario en la carpeta. Arrastre el campo que desea agregar desde el cuadro de diálogo hasta los encabezados de columna. Una pequeña flecha de color rojo le ayuda a colocar el campo en la ubicación que

PASOS DE COMBINAR CORRESPONDENCIA

1. Haga clic en Bloque de direcciones.
2. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, seleccione los elementos de dirección que desee incluir y los formatos que desee aplicar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
3. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la información necesaria para el bloque de direcciones. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia.

Línea de saludo
4. Haga clic en Línea de saludo.
5. Seleccione el formato de línea de saludo: incluye el saludo, el formato de nombre y la puntuación.
6. Seleccione el texto que desee que aparezca en los casos en los que Microsoft Word no puede interpretar el nombre del destinatario; por ejemplo, cuando el origen de datos no contiene el nombre o apellido de un destinatario sino sólo el nombre de una compañía.
7. Haga clic en Aceptar.
8. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la información necesaria para la línea de saludo. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia
.
Campos individuales
Puede insertar información desde campos individuales, como nombre de pila, número de teléfono o el importe de un donativo de una lista de donantes. Para agregar rápidamente un campo desde su archivo de datos al documento principal, haga clic en la flecha que aparece junto a Insertar campo de combinación y haga clic en el nombre del campo.
Para obtener más opciones con el fin de insertar campos individuales en el documento, siga este procedimiento:
9. En la ficha Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos, clic haga clic en Insertar campo de combinación.
10. En el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación, siga uno de estos procedimientos:
§ Para seleccionar campos de dirección que se correspondan automáticamente con los campos del origen de datos, aunque los campos del origen de datos no tengan los mismos nombres que los campos, haga clic en Campos de dirección.
§ Para seleccionar campos que siempre toman los datos directamente de una columna del archivo de datos, haga clic en Campos de base de datos.
11. En el cuadro Campos, haga clic en el campo que desee.
12. Haga clic en Insertar y, a continuación, en Cerrar.
13. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Microsoft Office Word no haya encontrado la información necesaria para insertar el campo. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia.
Nota Si inserta un campo de la lista Campos de base de datos y, más adelante, cambia a un origen de datos que no tenga ninguna columna con el mismo nombre, Word no podrá insertar la información de dicho campo en el documento combinado.

Campos personalizados de los contactos de Outlook
La única manera de incluir campos de contacto personalizados en el documento principal consiste en iniciar la combinación de correspondencia desde Outlook. En primer lugar, configure una vista de los contactos que incluya los campos que desea utilizar en la combinación. A continuación, inicie la combinación de correspondencia. Una vez elegida la configuración deseada, se abre Word automáticamente y puede completar la combinación.
Configurar una vista de los contactos con campos personalizados
14. En los Contactos de Outlook, dentro del menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, haga clic en Lista de teléfonos.
15. Haga clic con el botón secundario del mouse en un encabezado de columna y luego haga clic en Selector de campos.
16. En la lista desplegable de la parte superior del Selector de campos, seleccione Campos definidos por el usuario en la carpeta. Arrastre el campo que desea agregar desde el cuadro de diálogo hasta los encabezados de columna. Una pequeña flecha de color rojo le ayuda a colocar el campo en la ubicación que

OBTENER VISTA PREVIA

Puede obtener una vista previa de los documentos combinados y realizar los cambios antes de completar efectivamente la combinación.
Para obtener la vista previa, siga uno de estos procedimientos en el grupo Vista previa de resultados de la ficha Correspondencia:
Haga clic en Vista previa de resultados.
Hojee cada documento combinado utilizando los botones Próximo registro y Registro anterior del grupo Vista previa de resultados.
Obtenga una vista previa de un documento específico haciendo clic en Buscar destinatario. Nota Haga clic en Editar lista de destinatarios en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia para abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en el que puede filtrar la lista o borrar destinatarios si ve registros que no desea incluir

FINALIZAR CORESPONDENCIA

Puede imprimir los documentos combinados o modificarlos individualmente, así como imprimir o cambiar todos los documentos o sólo un subconjunto de ellos.
Imprimir los documentos combinados
.

1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Finalizar, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuación, haga clic en Imprimir documentos.

2. Decida si desea imprimir todo el conjunto de documentos, sólo la copia que está visible en cada momento, o bien un subconjunto del total de los documentos, que se especifica mediante los números de registro.

Cambiar copias individuales del documento
1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Finalizar, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuación, haga clic en Editar documentos individuales.
Elija si desea editar todo el conjunto de documentos, sólo la copia que está visible en cada momento, o bien un subconjunto del total de los documentos, que se especifica mediante los números de registro. Word guarda las copias que desea editar en un solo archivo, con un salto de página entre cada copia del documento

GUARDAR CORESPONDENCIA

Recuerde que los documentos combinados que guarde son independientes del documento principal. Es conveniente guardar el propio documento principal si desea utilizarlo para otra combinación de correspondencia.
Cuando guarde el documento principal, también puede guardar su conexión con el archivo de datos. La siguiente vez que abra el documento principal, se le pedirá que indique si desea volver a combinar la información del archivo de datos en el documento principal.
Si hace clic en Sí, se abre el documento con la información del primer registro ya combinada. Si hace clic en No, se rompe la conexión entre el documento principal y el archivo de datos. El documento principal se convierte en un documento normal de Word y los campos se reemplazan con la información del primer registro, exclusivamente