domingo, 28 de septiembre de 2008

PASOS DE COMBINAR CORRESPONDENCIA

1. Haga clic en Bloque de direcciones.
2. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, seleccione los elementos de dirección que desee incluir y los formatos que desee aplicar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
3. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la información necesaria para el bloque de direcciones. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia.

Línea de saludo
4. Haga clic en Línea de saludo.
5. Seleccione el formato de línea de saludo: incluye el saludo, el formato de nombre y la puntuación.
6. Seleccione el texto que desee que aparezca en los casos en los que Microsoft Word no puede interpretar el nombre del destinatario; por ejemplo, cuando el origen de datos no contiene el nombre o apellido de un destinatario sino sólo el nombre de una compañía.
7. Haga clic en Aceptar.
8. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la información necesaria para la línea de saludo. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia
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Campos individuales
Puede insertar información desde campos individuales, como nombre de pila, número de teléfono o el importe de un donativo de una lista de donantes. Para agregar rápidamente un campo desde su archivo de datos al documento principal, haga clic en la flecha que aparece junto a Insertar campo de combinación y haga clic en el nombre del campo.
Para obtener más opciones con el fin de insertar campos individuales en el documento, siga este procedimiento:
9. En la ficha Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos, clic haga clic en Insertar campo de combinación.
10. En el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación, siga uno de estos procedimientos:
§ Para seleccionar campos de dirección que se correspondan automáticamente con los campos del origen de datos, aunque los campos del origen de datos no tengan los mismos nombres que los campos, haga clic en Campos de dirección.
§ Para seleccionar campos que siempre toman los datos directamente de una columna del archivo de datos, haga clic en Campos de base de datos.
11. En el cuadro Campos, haga clic en el campo que desee.
12. Haga clic en Insertar y, a continuación, en Cerrar.
13. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Microsoft Office Word no haya encontrado la información necesaria para insertar el campo. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia.
Nota Si inserta un campo de la lista Campos de base de datos y, más adelante, cambia a un origen de datos que no tenga ninguna columna con el mismo nombre, Word no podrá insertar la información de dicho campo en el documento combinado.

Campos personalizados de los contactos de Outlook
La única manera de incluir campos de contacto personalizados en el documento principal consiste en iniciar la combinación de correspondencia desde Outlook. En primer lugar, configure una vista de los contactos que incluya los campos que desea utilizar en la combinación. A continuación, inicie la combinación de correspondencia. Una vez elegida la configuración deseada, se abre Word automáticamente y puede completar la combinación.
Configurar una vista de los contactos con campos personalizados
14. En los Contactos de Outlook, dentro del menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, haga clic en Lista de teléfonos.
15. Haga clic con el botón secundario del mouse en un encabezado de columna y luego haga clic en Selector de campos.
16. En la lista desplegable de la parte superior del Selector de campos, seleccione Campos definidos por el usuario en la carpeta. Arrastre el campo que desea agregar desde el cuadro de diálogo hasta los encabezados de columna. Una pequeña flecha de color rojo le ayuda a colocar el campo en la ubicación que